Jeżeli jesteś menadżerem lub zarządzasz zespołem wiesz, że rozdzielanie i kontrola zadań, to kluczowe procesy w finalizowaniu projektów. Nieskutecznie wykonane sprawią, że nawet najlepiej zaplanowana realizacja zlecenia może nie przynieść oczekiwanych efektów.
Co składa się na efektywne zarządzanie zadaniami w firmie?
Wbrew pozorom nie tylko działania menadżera. Aktywności, które leżą po jego stronie, to:
-Rozdzielanie zadań pracownikom.
-Kontrola stopnia wykonania etapów projektu.
-Feedback dla pracownika w trakcie i po wykonaniu zadania.
Członkowie zespołu także aktywnie kształtują proces zarządzania zadaniami. W jaki sposób?
-Poprzez terminowe wykonywanie obowiązków, czyli efektywne zarządzanie swoim czasem.
-Składanie sprawozdań z poszczególnych etapów wraz z sugestiami i wnioskami po wykonaniu danego zadania.
Skuteczne połączenie tych dwóch sfer pozwala na efektywne zarządzanie zadaniami. W wielu firmach zdarza się jednak, że nie ma pomiędzy nimi synchronizacji. W takiej sytuacji niemożliwe staje się osiągnięcie maksymalnie owocnej współpracy, co prowadzić może do problemów z motywacją czy nieporozumień na linii zarządzający-pracownik. Rozważmy zagrożenia związane z taką sytuacją.
1. Nieporozumienia w trakcie rozdzielania zadań
Brak wspólnej platformy dla menadżera i pracownika mogą spowodować, że poszczególne zadania pozostaną nieprzypisane do nikogo. Przyjmijmy, że na spotkaniu wstępnie omówiono kroki prowadzące do realizacji zlecenia, następnie rozesłano je mailowo. W wyniku niejasności czy błędu ludzkiego, dany członek zespołu przeoczył, że jeden z pierwszych etapów projektu należy do niego, przez co cała realizacja się opóźnia. Można zapytać, ile razy zdarzy się coś takiego? Nawet jeśli będzie to jednostkowa sytuacja, strata jednego klienta spowodować może duże konsekwencje zarówno wizerunkowe, jak i finansowe.
Jak temu zapobiec?
Korzystanie z jednego programu CRM integrującego te sfery pozwoli na uniknięcie podobnej sytuacji. Rozdzielanie zadań w systemie Kamflex, to tylko kilka kliknięć w module „Leady” lub kalendarzu. Dzięki możliwości dobrania pracownika do procesu, każdy od razu wie, za co jest odpowiedzialny. Poglądowe, graficzne przedstawienie sprawia, że łatwe jest zdefiniowane zaawansowania prac określając, co jest do wykonania, co jest w trakcie realizacji, a jakie zadania są zakończone. Tym samym każdy w zespole wie, za co jest odpowiedzialny, kiedy ma to wykonać i jak dużo zostało już zrobione.
Przeczytaj więcej o kalendarzu z zadaniami
2. Trudności z raportowaniem przebiegu prac
Informowanie mailowe, spotkania, notatki, czat – wszystkie te metody wydają się dobre, ale łączy je jedno: pochłaniają czas. A wykonując kluczowe zadanie, lepiej poświęcić go na analizę danych i efektywną pracę. Cenne minuty traci nie tylko pracownik, ale także zarządzający. Warto wziąć pod uwagę także przedłużające się spotkania, na których omawia się działania, zamiast je wykonywać. Realizowanie dobrego planu jest lepsze niż ciągłe udoskonalanie założeń niewprowadzanych w czyn.
Jak temu zapobiec?
Raportowania w systemie Kamflex można dokonywać poprzez moduły leadów, faktur, bazę klientów czy kalendarz, w zależności od realizowanego projektu. Jeśli wolisz analizować dane w pliku CSV możliwe jest ich pobranie z oprogramowania. Dzięki wygodnym tabelom łatwo sprawdzisz efektywność zespołu oraz czas poświęcony na wykonanie każdego etapu projektu. Filtrując zestawienia po zdefiniowanych parametrach, uzyskasz z systemu dokładnie te dane, których potrzebujesz już w kilka sekund.
Sprawdź, jaki system do oceny pracowników warto stosować
3. Słabe zgranie zespołu
Bez dobrego systemu, w którym każdy ma możliwość sprawdzenia etapu wykonania zadań, trudno o zgranie wysiłków w realizacji projektu. Jest to szczególnie widoczne w sytuacji, gdy od zakończenia jednego etapu przez danego pracownika zależy możliwość rozpoczęcia prac przez kolejnego. Jeśli w tym momencie nastąpi problem komunikacyjny – pojawią się opóźnienia lub zmniejszona efektywność.
Jak temu zapobiec?
W systemie CRM Kamflex łatwo sprawdzisz, kiedy nastąpi etap prac przypisany do ciebie, czy twoich współpracowników w zespole. Tym samym nie ma mowy o przestojach. Aplikacja sprawdza się także w innej sytuacji: choroby lub zwolnienia. W takich przypadkach często niemożliwym staje się kontynuowanie pracy rozpoczętej przez kogoś innego. Aplikacja CRM, wraz z wszystkimi zapisanymi danymi, procesami, leadami, zleceniami, bazą klientów, faktur i dokumentów, to umożliwia.
Poznaj sposoby na usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie
4. Brak motywacji
Efektywne motywowanie jest potrzebne nie tylko w trakcie wykonywania długich i skomplikowanych projektów. Także codzienne docenienie podnosi motywację pracowników. Nie chodzi tylko o gratyfikację finansowe! Dobre słowo, miłe gesty budują kulturę organizacji i skuteczną komunikację. Brak wspólnej platformy dla zarządzających i pracowników skutkuje jednak tym, że wiele z działań podwładnego może zostać pominiętych lub niedocenionych, co negatywnie wpływa na zapał do pracy.
Jak temu zapobiec?
Informacje o działaniach pracowników dostępne w systemie Kamflex pomogą każdemu menadżerowi w dalszym motywowaniu do pracy. Sprawdzanie wyników członków zespołu sprawi, że łatwiej będzie ocenić, kto wkłada najwięcej w realizację projektu. Podjęcie decyzji o przyznaniu podwyżki czy awansu także powinno opierać się na rzeczywistych osiągnięciach i staraniach podwładnych, udokumentowanych w oprogramowaniu.
Przeczytaj więcej o motywowaniu pracowników
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o dodawaniu wydarzenia w kalendarzu w systemie Kamflex
Generowanie dokumentu
Przeczytaj również
Badanie satysfakcji klienta
Zalety CRM
Bezpieczeństwo danych w CRM
4 oznaki, że potrzebujesz automatyzacji procesów w firmie