12 pytań, które warto sobie zadać przed zakupem systemu CRM
Inwestycja w system CRM przyniesie wymierne korzyści Twojej firmie, ale przed zakupem warto zapytać dostawcę o kilka rzeczy.
1. Czy system obsłuży procesy, które odbywają się w mojej firmie?
Listę czynności warto podzielić na dwie grupy. Do pierwszej przypisz czynności, które muszą być obsługiwane w systemie CRM. Do drugiej te, które mogą być obsługiwane poza nim. Zwróć uwagę co ponad to oferuje oprogramowanie. Może zyskasz funkcje, których się nie spodziewasz?
2. Czy w przyszłości będziesz mógł rozwijać bez ograniczeń system CRM zgodnie ze swoimi wymaganiami?
Zapytaj czy na Twoje żądanie będziesz mógł odłączyć swoje konto z gotowego CRMu i zacząć je rozwijać zgodnie z Twoimi indywidualnymi potrzebami. Może dziś nie rozpatrujesz takiej prawdopodobności, ale w przyszłości może się ona pojawić.
3. Czy sprzedawcy będą mogli wykonać wszelkie operacje zdalnie z dowolnego miejsca?
Praca zdalna jest w większości branży i zawodów wykonywana każdego dnia, dlatego upewnij się, że system będzie dobrze działał z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu mobilnym.
3. Czy dane będą aktualne?
Dostęp do aktualnych danych to podstawa w każdej firmie. Zapytaj, czy wszyscy pracownicy bez względu na miejsce pracy, będą mieli dostęp do aktualnych danych.
4. Jakie urządzenia?
Jakie urządzenia muszą posiadać Twoi pracownicy, aby korzystać z systemu CRM? Najlepiej, aby był to dowolny smartphone, tablet, laptop czy komputer. System operacyjny (Android, IOS, Windows phone) nie powinny ograniczać dostępu do CRM.
5. Jakie zaplecze IT potrzebuję do uruchomienia systemu CRM?
Nowoczesne rozwiązania Saas (software as a service) nie wymagają żadnej infrastruktury IT po stronie klienta. Warto się na takie rozwiązanie zdecydować, aby nie generować dodatkowych kosztów.
6. Ile potrwa wdrożenie oprogramowania?
Okres ten zależny jest od wielkości zespołu oraz zakresu funkcjonalności, jaki będzie wykorzystywany. Założenie konta powinno być możliwe w każdej chwili. Konfiguracja konta zajmuje około 5 minut. Wdrożenie systemu CRM w modelu Saas (software as a service) jest możliwe w ciągu kilku minut. Rozpoczęcie działania na prawdziwych danych powinno być poprzedzone testowaniem. Okres ten jest uzależniony od znajomości systemu. Warto zapytać, czy istnieje możliwość samodzielnej migracji danych w systemie CRM, a jeśli nie, to czy dostawca oferuje taką usługę.
7. Kiedy zespół może rozpocząć pracę?
Dodanie pracowników zajmie ci kilka sekund. Zespół musi mieć możliwość rozpoczęcia pracy w ciągu kilku minut.
8. Czy dostawca oferuje szkolenia pracowników?
Dostawca systemu CRM musi oferować dopasowane wsparcie. Bez takiej opcji wdrażanie oprogramowania jest narażone na niepowodzenie.
9. Czy mogę przetestować system CRM przed zakupem? Czy będzie to wersja mająca wszystkie funkcjonalności?
Nie warto kupować kota w worku. Dostawca musi umożliwić przetestowanie wszystkich opcji w aplikacji. Warto dopytać, czy konto testowe zawiera wszystkie opcje, czy część z nich nie będzie dostępna.
10. Jaki jest całkowity koszt systemu CRM?
Dobrze jest zadać takie pytanie wprost. Dowiedz się za co możesz w przyszłości zapłacić, czy nigdzie nie kryją się dodatkowe opłaty.
11. Jaki jest koszt za zwiększenie ilości użytkowników?
Cennik powinien uwzględniać opcję zwiększenia ilości użytkowników w koncie.
12. W jaki sposób dostawca wspiera korzystanie z oprogramowania?
Klient powinien mieć możliwość wyboru czy będą to szkolenia w biurze dostawcy, klienta czy online. Pomoc telefoniczna, na czacie, materiały instruktażowe również będą pomocne w przypadku pracy poza standardowymi godzinami urzędowania.
Marcin Affelski
Czekamy na Ciebie na czacie!
Przeczytaj również:
CRM dla agentów ubezpieczeniowych
Program do warsztatu samochodowego
Dlaczego warto wybrać firmę programistyczną tworzącą aplikacje w Ruby?