Systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM) występują w różnych wariantach. Wśród oferowanych aplikacji znajdziemy rozwiązania gotowe i dedykowane, desktopowe czy SaaS. Jak wygląda wdrożenie CRM w modelu SaaS, czyli Software as a Service? Jak wyglądają poszczególne etapy tego procesu?
Co to jest CRM w modelu SaaS?
Jest to taki system do zarządzania relacjami z klientami, który użytkuje się za pomocą przeglądarki internetowej. Nie ma zatem konieczności instalowania na swoim urządzeniu żadnego dodatkowego oprogramowania, potrzebny jest tylko dostęp do internetu. Tym samym rozwiązanie tej klasy sprawdza się w firmach o dużej mobilności pracowników; w przypadku częstych podróży służbowych czy spotkań z klientami. Model SaaS gwarantuje stały dostęp do danych, a także cykliczne aktualizacje oprogramowania przez dostawcę. Usługę wykupuje się na zasadach licencji czasowych, w ramach których zdefiniowane zostają funkcjonalności oraz liczba użytkowników. Rozwiązania tej klasy cechują się także brakiem zobowiązań; licencje mogą trwać nawet tylko miesiąc, a zatem łatwo zmienić system oraz dostawcę, w przypadku niezadowolenia z usług. Jak wygląda wdrożenie takiego systemu CRM?
Wdrożenie systemu CRM w SaaS
Przykładowy system, na podstawie którego przedstawimy proces wdrożenia, to Kamflex. Jest to oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami składające się z modułów kontrahenci, leady, kalendarz, faktury, dokumenty, magazyn. Usługa dostępna jest w trzech pakietach, różniących się zakresem funkcjonalności oraz liczbą użytkowników. Wdrożenie systemu CRM w SaaS składa się z następujących etapów:
1. Po przejrzeniu dostępnych opcji oraz wybraniu najkorzystniejszej dla siebie następuje założenie konta w systemie. W przypadku wcześniejszego testowania rozwiązania, związanego z koniecznością utworzenia swojego profilu w systemie, możliwe jest przedłużenie ważności już posiadanego konta. Zakładając je pierwszy raz otrzymasz e-mail aktywacyjny. Przedłużenia ważności konta dokonuje administrator systemu Kamflex.
2. Kolejnym krokiem jest import danych do rozwiązania lub ich manualne wprowadzenie. Aby przesłać dane do systemu konieczne jest stworzenie pliku CSV, który będzie je zawierał. W przypadku problemów z importem warto zwrócić się do konsultanta, który prześle do systemu za ciebie.
3. Gdy wszystkie informacje znajdują się już w rozwiązaniu czas na dodanie do konta użytkowników – Twoich pracowników. Jako administrator swojego konta możesz dodać tyle osób, ile określa wykupiony przez ciebie pakiet usługi Kamflex. Gdyby w trakcie użytkowania CRMa Twój zespół się powiększył, to zawsze istnieje możliwość zmiany pakietu na wyższy.
4. Następnie konieczne jest zdefiniowanie wszystkich parametrów, procesów, etapów oraz innych danych uzupełnianych automatycznie, np. numeracji faktur. Dokonasz tego w ustawieniach swojego konta lub poszczególnych modułach, np. kalendarz czy kontrahenci. Dzięki temu system będzie bardziej zautomatyzowany, a Ty oszczędzisz czas.
5. Konfiguracji wymagają także moduły „Magazyn” oraz „Dokumenty”. Wprowadzenie funkcjonalnych oznaczeń i nazw na początku użytkowania sprawi, że w systemie będzie panował porządek, co pozwoli na optymalizowanie działań. W zależności od wykupionego pakietu CRM w SaaS liczba modułów i parametrów do zdefiniowania na początku będzie różna.
Podsumowanie
Gdy wszystkie z powyższych kroków zostaną wykonane pozostaje już tylko bieżące użytkowanie i aktualizowanie danych w oprogramowaniu. Całość wdrożenia gotowego systemu CRM w modelu SaaS zajmuje zwykle około 3 dni. Po tym czasie zespoły zgłaszają zwykle gotowość do codziennego korzystania z systemu Kamflex.
Przeczytaj więcej o wdrożeniu systemu CRM
Od czego zależy skuteczność wdrożenia CRM?
Czego unikać podczas wdrożenia CRM?
Ile zyska mała firma wdrażając CRM?
Kto powinien wdrożyć system CRM?