O tym, jak ważne jest skuteczne planowanie swojego czasu i zadań wie każdy, kto na co dzień musi godzić pracę – czasami więcej niż jedną – z nauką lub opieką nad dziećmi, życiem rodzinnym i innymi obowiązkami. A gdzie moment dla siebie, na relaks i samorozwój? I na nie znajdzie się czas. Jak? Poznaj sposoby i narzędzia do skutecznego zarządzania czasem i zadaniami.
Jak efektywnie zarządzać czasem?
Jeśli już kiedyś próbowałeś zacząć skuteczniej planować swój harmonogram, wiesz że potrafi to przysporzyć sporych problemów. Dlaczego? Bo zwykle stworzenie listy rzeczy do wykonania nie jest aż takie trudne. Wystarczy kartka papieru i długopis lub aplikacja w telefonie. Sam fakt uzmysłowienia sobie tej listy nie oznacza jeszcze zorganizowania i odpowiedniego zarządzania. Tym, co trzeba zrobić po jej sporządzeniu jest ułożenie zadań pod kątem ważności. Które muszą być wykonane najpierw i są tak kluczowe, że ich zakończenie wpłynie na pozostałe pozycje z listy? Jakie punkty są nieistotne i możesz je oddelegować lub wykonać później? Niestety, także dokonanie takiego podziału nie wystarcza do skutecznego zarządzania czasem i zadaniami. Dopiero połączenie konkretnej czynności z określonym momentem w ciągu dnia lub tygodnia stanowi podstawę do wykonania zadania. Takie podejście pozwoli ci nie tylko odpowiedzieć sobie na pytanie „Jak zarządzać czasem w pracy?”, ale także w życiu osobistym. Tak abyś zawsze znajdował czas na to, co ważne. Blokując w swoim kalendarzu określone momenty w ciągu dnia i tygodnia na wykonanie danego zadania zyskujesz szansę na skuteczną i terminową realizację postanowień.
Poznaj 5 kroków do skutecznej i terminowej realizacji zleceń
Zarządzanie czasem – narzędzia
Kiedy poszukujesz odpowiedniego narzędzia dla siebie do zarządzania czasem i zadaniami zastanów się, jaki sposób planowania jest dla ciebie najwygodniejszy? Czy lubisz zapisywać wszystko ręcznie, na komputerze, a może telefonie? Szybkim i wygodnym narzędziem są kalendarze online, które możesz używać także na swoim urządzeniu mobilnym. Problemem wielu takich narzędzi jest jednak to, że umożliwiają jedynie zapisanie danego wydarzenia. Tym samym wszystkie szczegóły dotyczące np. spotkania biznesowego musisz zgromadzić w odrębnym programie. Nie jest to rozwiązanie optymalne. Kalendarz w systemie CRM Kamflex opiera się na innym założeniu: po co mnożyć programy kiedy można mieć wszystkie informacje w jednym miejscu? Już z poziomu kalendarza możesz dodawać przydatne załączniki, dodatkowe uwagi oraz zaangażowane osoby.
Dzięki kompleksowemu narzędziu szybko sprawdzisz także historię kontaktów z klientem. W module „Kontrahenci” zapisane są profile wszystkich twoich partnerów biznesowych, wraz z możliwością wprowadzenia daty następnego kontaktu. Takie rozwiązanie umożliwia bieżące planowanie i efektywne wykorzystanie czasu także dzięki możliwości filtrowania listy wprowadzonych wydarzeń.
Planowanie blokowe gwarantuje także dużą poglądowość. Już jedno spojrzenie na kalendarz pozwoli ci określić, jak dużo zadań masz do wykonania danego dnia. Pomagają w tym także rodzaje wydarzeń oznaczane kolorystycznie.
Podsumowując
Skuteczne zarządzania czasem i zadaniami sprowadza się do 4 kroków:
1. Stwórz listę wszystkich zadań do wykonania.
2. Pogrupuj zadania według ich ważności – ustalanie priorytetów.
3. Określ moment w ciągu dnia/tygodnia/miesiąca na wykonanie danego zadania.
4. Wprowadź wszystkie szczegóły związane z wydarzeniem do ulubionego narzędzia (np. systemu CRM Kamflex).
Ich wykonanie sprawi, że zarządzanie czasem i zadaniami stanie się łatwiejsze, a efekty w postaci lepszego zorganizowania, większej produktywności i oszczędności czasu szybko staną się widoczne.
Sprawdź, co zrobić, aby dzień w pracy był produktywny?
Przeczytaj też o programie do zarządzania zadaniami w firmie
oraz jak oszczędzać czas z aplikacją CRM online?