Kto nie lubi uczucia, że w pracy wykonał kawał dobrej roboty? Wtedy zmęczenie, a także chwilowe zniechęcenia, nie są tak przytłaczające i trudne. Co w sytuacji, gdy borykamy się z trudnościami w sprawieniu, aby dni spędzane w pracy były produktywne? Co zrobić jeśli łapiemy się na przeglądaniu mediów społecznościowych, przedłużających się rozmowach ze współpracownikami i częstym zerkaniu na zegarek?
Przepis na produktywny dzień w pracy
Zacznij poprzedniego wieczoru
Efektywna wieczorna rutyna pozwoli ci się zrelaksować i naładować baterie przed kolejnym dniem. Wykorzystaj ten czas na przygotwanie jedzenia na kolejny dzień oraz listy rzeczy do zrobienia. Niech będzie drobiazgowa, a najlepiej, aby zawierała także przewidywane przerwy. Przydatnym narzędziem, w którym zaplanujesz swój dzień jest system CRM Kamflex. W kalendarzu z łatwością umieścisz wszystkie czynności, które planujesz wykonać. Wystrzegaj się jednak list rzeczy do zrobienia, które mają ponad 5 pozycji. Oczywiście, wszystko zależy od złożoności danego zadania, ale lepiej racjonalnie podejść do tego, jak wiele jesteś w stanie zrobić, niż frustrować się niewykonanymi zadaniami.
Przeczytaj więcej o programie do zarządzania zadaniami w firmie
Odłóż telefon
Przeglądanie mediów społecznościowych, informacji czy maili, to ostatnie, co powinniśmy robić przed snem. Światło wyświetlacza nie pomaga w wyciszeniu i spokojnym zaśnięciu. Dlatego po stworzeniu listy zadań na kolejny dzień, ustaw budzik i odłóż telefon. Zamiast tego poczytaj książkę lub zrób coś innego, co działa na ciebie relaksująco. Bez dobrego snu trudno o produktywny dzień.
Śniadanie i intencje na kolejny dzień
Produktywny dzień niech rozpocznie się dobrym śniadaniem, które da ci energię na wykonywanie wszystkich zaplanowanych czynności. Odśwież w pamięci wytyczone zadania, logując się na telefonie do aplikacji Kamflex. Określenie intencji na dany dzień, to chwila na refleksję nad tym, jaki chcesz, aby on był? Dlaczego ma być produktywny? W jaki sposób chcesz reagować na trudne chwile? Jakie emocje w sobie pielęgnować?
W biurze sprawdź pocztę
Zbyt częste sprawdzanie poczty może być prawdziwym zjadaczem czasu! Ustal dwa lub trzy razy w ciagu dnia kiedy to zrobisz. Może po przyjściu do biura i przed wyjściem? Wszystko zależy od charakteru twojej pracy, ale tym czego chcesz uniknąć jest sprawdzanie skrzynki kilkanaście razy. Innymi dystraktorami są media społecznościowe, przedłużające się spotkania, rozmowy ze współpracownikami, smsy i telefony... Zjadaczem czasu może być także nieporządek w dokumentach firmowych, co sprawia, że poszukiwanie konkretnej informacji zajmuje go bardzo dużo. Aby to zoptymalizować wystarczy tylko zdecydować się na przejrzysty system CRM Kamflex, gdzie zapiszesz wszystkie ważne dane. Schludne tabele i łatwe filtrowanie pozwolą ci znaleźć dokładnie te informacje, których szukasz, już w kilka sekund.
Dowiedz się, jak oszczędzać czas z aplikacją CRM online
Realizuj swój plan
Teraz stworzony wcześniej plan trzeba wcielić w życie. Warto pamiętać, że produktywność nie oznacza braku przerw i ciągłego skupienia. Nasz umysł potrzebuje choć chwili wytchnienia pomiędzy kolejnymi zadaniami. Aby optymalnie korzystać ze swojego czasu wypróbuj np. technikę pomodoro. Polega ona na tym, by przez 25 minut koncentrować się na danym zadaniu i wykonywać je bez przerywania, następnie zrobić sobie 5 minut przerwy, po której następuje kolejna 25 minutowa sesja intensywnej pracy. Wielu osom taka technika pomaga w efektywnym wykorzystaniu czasu, może też spróbujesz?
Uaktualniaj listę i system
W miarę wykonywania kolejnych zadań, odnotowuj to na swojej liście i w systemie Kamflex. Dzięki temu twoi współpracownicy będą wiedzieć, na jakim etapie jest wykonywanie danego projektu. W oprogramowaniu Kamflex najlepiej sprawdzi się w tym celu tablica leadów, gdzie w graficzny i przejrzysty sposób pokazane jest, które czynności są do wykonania, które rozpoczęto realizować, a które zakończono. Dzięki możliwości dodawania komentarzy i załączników masz pewność, że kolejne etapy zleceń realizowane są dobrze i terminowo. Na bieżąco wprowadzaj także informacje po rozmowach z klientami w ich profilach lub rozpoczętych procesach sprzedażowych. Dzięki temu w systemie znajdą się wszystkie kluczowe informacje. Unikniesz także sytuacji, w której konieczne będzie wprowadzanie dużej ilości danych na raz.
Przeczytaj o 5 powodach, dla których warto aktualizować dane w CRM
Dłuższa przerwa na odświeżenie umysłu
Przerwa na lunch nie powinna być zajmowana przez pracę. Nasz umysł potrzebuje chwili wychnienia. Najlepiej przez ten czas nie wykonywać czynności związanych z pracą. To dobry moment na rozmowę ze współpracownikami, przeczytanie ciekawego artykułu, czy zalogowanie się na media społecznościowe. W praktyce czasami taki reset jest trudny, szczególnie gdy terminy gonią, a obowiązków jest coraz więcej. Postaraj się jednak chociaż o kilka minut nie myślenia o pracy, by po przerwie móc wrócić do niej z innym spojrzeniem.
Produktywności można się nauczyć. Systematyczność i samozaparcie pozwolą ci maksymalnie wykorzystywać każdy dzień, niezależnie czy jesteś w pracy, czy w domu. Masz swoje własne sprawdzone sposoby na optymalne działanie? Podziel się nimi w komentarzu.
Przeczytaj także
Jak zarządzać pracownikami zdalnymi?
MVP: co to jest i dlaczego jest ci potrzebne?