Spędzając w pracy około 40 godzin tygodniowo dobrze zapytać siebie: jak wykorzystuję ten czas? Czy spędzam go produktywnie, kończąc projekty i zadania? Nie sposób cały czas być tak samo skupionym i uważnym. Czas w pracy można jednak oszczędzać. Jak?
Co zabiera mój czas w pracy?
Zanim przejdziemy do tego, w jaki sposób można go oszczędzać, warto zdefiniować, co go pochłania. Każda osoba pracująca w biurze zna te przedłużające się przerwy, dygresje na zebraniach, czy powiadomienia na ekranie komputera. Z drugiej strony wszyscy czuliśmy kiedyś stres towarzyszący zbyt wielu obowiązkom i bliskim deadlinom. Zdefiniujmy kilka typowych „zjadaczy” czasu:
-Przedłużające się spotkania.
-Rozpoczynanie kilku zadań i wykonywanie ich naraz, bez ukończenia żadnego.
-Poszukiwanie informacji w wielu plikach i systemach.
-Social media, smsy, telefony.
-Rozciąganie przerw, np. na lunch.
-Nieefektywne burze mózgów.
Każdy z nas traci czas w pracy na trochę inne czynności. Dojście do tego, co pochłania go najwięcej pomoże w wyeliminowaniu momentów rozkojarzenia.
Jak oszczędzać czas w pracy?
Oszczędzanie czasu w jakimkolwiek obszarze życia wymaga konsekwencji i determinacji. Wyrobienie w sobie odpowiedniego nawyku jest możliwe. Gdy pierwsze efekty zaczną być dostrzegalne, łatwiej przyjdzie jeszcze efektywniej wykorzystywać swój czas. Jego pożytkowanie w pracy jest szczególnie istotne dla ogólnego samopoczucia. Rzetelne wykonywanie swoich obowiązków i osiąganie pozytywnych wyników jest czynnikiem motywującym dla wielu ludzi.
Jak aplikacja CRM online może pomóc oszczędzać czas?
Powiedzmy, że szukasz informacji o tym, dlaczego pani Joanna podczas ostatniej rozmowy nie zdecydowała się na zakup twojego produktu. Możesz to robić przeglądając różne dokumenty tekstowe, kalendarz online i tradycyjny notatnik. Możesz także spojrzeć do jednego systemu do zarządzania relacjami z klientami Kamflex, gdzie w profilu pani Joanny znajdziesz nie tylko tę notatkę, ale sprawdzisz także historię relacji oraz wprowadzisz datę następnej rozmowy. Tym sposobem zaoszczędzisz kilka minut.
Czasami masz tyle obowiązków, że nie wiesz od czego zacząć? To dobre miejsce, by pomyśleć o planowaniu swoich zadań. Hierarchizowanie to klucz. Zacznij od najważniejszych lub takich, które wykonasz najszybciej i miej pewność, że o niczym nie zapomnisz. W systemie CRM Kamflex możesz prowadzić kalendarz z zadaniami, dzięki czemu każda czynność będzie miała przypisany czas jej wykonania. Moduł ten pozwala także na ustawianie cyklicznych wydarzeń.
Jeśli twoim „zjadaczem” czasu jest przeglądanie skrzynki mailowej czy mediów społecznościowych wyznacz moment, w którym będziesz to robić. Sprawdzaj te strony według częstotliwości ich uaktualniania. Jeśli jednak dostajesz dużo maili, kryterium to okaże się nieskuteczne. Wtedy lepiej wyznaczyć sobie 15, 20 minut dziennie na odpisywanie. Przez resztę czasu skrzynki nie sprawdzasz. Podobnie z mediami społecznościowymi. Ustalenie limitu 20 minut dziennie, to dla niektórych wyzwanie. Sprawdź, czy dasz radę. Umieszczenie przerw w kalendarzu w CRM Kamflex pomoże ci trzymać się postanowień.
Spotkania to strata czasu? Mogą one pochłaniać go bardzo dużo, szczególnie jeśli przebiegają bez planu. Dlatego wszystkie narady ze współpracownikami dobrze przeprowadzać według wcześniej rozesłanego harmonogramu z określeniem, ile minut trwać będzie każda część. Spotkania osobiste zastąpić mogą także, w pewnym zakresie, konferencje online. W niektórych branżach dojazd do klienta zabiera tak dużo czasu, że korzystniejsze dla obu stron jest przeprowadzenie np. szkolenia przez internet. Taka forma w niczym nie ustępuje spotkaniom osobistym, a dla wielu jest nawet wygodniejsza.
Wystawianie dokumentów i faktur, następnie ich układanie, przechowywanie, a później wyszukiwanie w nich potrzebnych informacji zajmuje ci zbyt wiele czasu? Aplikacja CRM online Kamflex zawiera dwa moduły, w których nie tylko wygenerujesz potrzebne dokumenty, ale także z łatwością je później wyszukasz. Korzystając z szablonów procesy te zostają jeszcze bardziej usprawnione. Dodatkową zaletą jest oszczędność miejsca na przechowywanie wydrukowanych faktur i dokumentów.
Często łapiesz się na tym, że nie wiesz, do którego klienta teraz zadzwonić? Funkcjonalna segmentacja ci w tym pomoże. W aplikacji Kamflex dokonasz jej według własnych parametrów np.: szansy sprzedażowej, ilości dokonanych zakupów czy podjętych prób kontaktu. Dzięki łatwemu wyszukiwaniu, w tabelach wyświetlone zostają dokładnie te informacje, których potrzebujesz. A wszystko dlatego, żebyś mógł oszczędzić jeszcze więcej czasu.
Dlaczego warto oszczędzać czas z CRM?
Efektywne wykorzystywanie każdej minuty w pracy jest trudne, ale możliwe. Uwzględniając czas na aktywne działanie i odpoczynek, utrzymanie pomiędzy nimi balansu, a tym samym świeżego umysłu, staje się łatwiejsze.
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o kalendarzu w systemie Kamflex
Jak dodać nowe wydarzenie w kalendarzu?
Przeczytaj również
Czy segmentacja klientów wpływa na wyniki sprzedaży?
Prowadzenie magazynu w Excelu
Kalendarz z zadaniami
Webowe usługi programistyczne