Kto z nas nie próbował kiedyś robić wielu rzeczy naraz. Wydaje się to rozsądne – skoro można w tym samym czasie wykonywać dwie albo nawet trzy czynności, to dlaczego tego nie wykorzystać? Zanim zaczniemy w ten sposób organizować swój czas, warto zastanowić się na czym zależy nam bardziej: poczuciu, że jesteśmy zajęci, zabiegani i wiecznie w trakcie robienia czegoś czy byciu efektywnym, zadaniowym i terminowym?
Co to jest multitasking i dlaczego nie działa?
Multitasking to jednoczesne wykonywanie kilku czynności. Tę metodę zarządzania czasem stosuje się zwykle w pracy: naraz rozmawiamy ze współpracownikiem i robimy research do projektu, piszemy mail i scrollujemy media społecznościowe, rozmwiamy z klientem przez telefon i przeglądamy kolejne spotkania na dany dzień. Przykłady z życia zawodowego można by mnożyć, ale multitasking dotyczy także sfery prywatnej: jemy śniadanie i sprawdzamy informacje, jedziemy samochodem i rozmawiamy przez telefon, spędzamy czas z rodziną jednocześnie korzystając ze smartfona. I choć w momencie, w którym to robimy, wydaje się, że oszczędzamy tak wiele cennych minut, w istocie robimy wręcz odwrotnie. Dlaczego?
-Nie skupiamy się na wykonywanej czynności, ponieważ nasza uwaga rozproszona jest na kilka z nich.
-Tracimy czas na ponowne wdrożenie się w przerwane działanie, co w przypadku bardziej złożonych zadań staje się coraz bardziej skomplikowane.
-Wykonujemy zadania pobieżnie lub ich nie kończymy.
-Nasza skłonność do prokrastynacji wzrasta; poczucie bycia ciągle zajętym sprawia, że łatwiej jest odkładać w czasie nieprzyjemne, nudne lub trudne zadania.
-Tracimy umiejętność ukierunkowanego skupienia i uważności.
W nowoczesnym zarządzaniu czasem odchodzi się od tej praktyki, ze względu na jej niską skuteczność. Warto zrezygnować z niej nie tylko w życiu zawodowym, ale także prywatnym.
Co zamiast multitaskingu?
Istnieje wiele skutecznych sposobów na zarządzanie czasem, które faktycznie pozwalają pracować efektywniej i szybciej. Jak? Wszystko opiera się na dwóch filarach: planowaniu i wykonywaniu zadań. I choć brzmi to prosto, naprawdę sprowadza się tylko do tego. Co składa się na powodzenie w obu tych obszarach?
W zakresie planowania
Dobierz odpowiedni dla siebie sposób tworzenia harmonogramu. Popularna metoda blokowa dzięki swej skuteczności pozwala efektywnie ułożyć zadania na cały dzień, dzięki czemu unikniesz sytuacji, w której po wykonaniu danej czynności nie wiesz, do czego zabrać się dalej. Wyeliminujesz także zbyt długie skupianie się na jednym zadaniu – w terminarzu blokowym wpowadzisz, ile czasu powinieneś poświęcić na każde z nich. Wystarczy, że w kalendarzu w systemie Kamflex ustawisz godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdej czynności, dzięki czemu skutecznie skolejkujesz zadania.
Trudność stanowi często efektywne planowanie pracy zespołu, szczególnie w sytuacji, gdy jedno zlecenie wykonuje kilka osób. Problemy komunikacyjne, niejasne deadliny, brak informacji zwrotnej... Aby skutecznie planować finalizowanie kolejnych części projektu dobrze korzystać z kalendarza współdzielonego, który pozwoli podejrzeć dyspozycyjność każdego współpracownika, szybko zaplanować spotkanie zespołu czy poinformować o zbliżającym się terminie oddania klientowi zlecenia.
Poczucie przytłoczenia pracą towarzyszy nam nie tylko w sytuacji wielości zadań, ale także ich skomplikowania i wielkości. Dzielenie projektów na mniejsze kroki pozwala tego uniknąć. Rozplanowanie ich w czasie umożliwia spokojsze wykonywanie kolejnych elementów zbliżających do finalizacji zlecenia. Jeśli wykorzystasz w tym celu leady dostępne w systemie CRM Kamflex nie tylko podzielisz i oddelegujesz zadania, ale także uzyskasz szybką informację dotyczącą tego, które z nich czekają na wykonanie, są w trakcie realizacji lub zostały sfinalizowane.
Efektywne wykonywanie zadań, to także umiejętność tworzenia list rzeczy do zrobienia. W czym tkwi haczyk? Czasami planujemy zbyt dużo czynności na dany dzień czy tydzień bez pozostawienia sfery buforowej na niespodziewane wydarzenia. Zdaża się, że wykazujemy mało elastyczności w stosunku do powziętego planu – gdy wypadnie coś nagłego panikujemy i cały harmonogram się wali. Jak temu zapobiec? Ustal maksymalnie 5, większych rzeczy do zrobienia każdego dnia. Planuj kolejny dzień wieczorem. Pozostawiaj przestrzeń pomiędzy poszczególnymi zadaniami i pamiętaj, że higiena umysłu jest ważniejsza niż nawet najbardziej skuteczny plan. Każdy z nas potrzebuje przerwy i czasu na regenerację.
W zakresie wykonywania zadań
Nawet najskuteczniejszy plan nie stanowi gwarancji sfinalizowania projektu. Największymi problemami w tym obszarze są:
-Prokrastynacja – odkładamy w czasie podjęcie działania, co w różny sposób usprawiedliwiamy: dalekim deadlinem, nawałem pracy, zmęczeniem, itd. Sprowadza się to do jednego – nie robienia tego, co powinniśmy robić, aby zbliżyć się do celu.
-Perfekcjonizm sprawi, że wpadniemy w wir poprawiania już poprawionej części pracy. W przypadku odległego terminu sfinalizowania zadania może się to ciągnąć aż do ostatniej chwili. Dobrze kierować się zasadą: zrobione jest lepsze niż idealne. Wkładajmy w obowiązki 100% swoich możliwości, zamiast usiłować wykrzesać z siebie 130%.
-Rozproszenie uwagi powodują dystraktory: smsy, telefony, media społecznościowe, przedłużające się przerwy, itd. Aby ich uniknąć potrzebna jest dyscyplina i umiejętność generowania jednokierunkowego skupienia, co pozwoli nie przerywać wykonywanej czynności aż do jej zakończenia.
Aby wykonywać zadania terminowo dobrze trzymać się za słowo – jeśli ustalisz deadline przestrzegaj go. Umieszczenie stosownej informacji we współdzielonym systemie CRM Kamflex sprawi, że wszyscy pracownicy będą mogli sprawdzić czy faktycznie robisz co, to sobie założyłeś. Udzielanie informacji zwrotnej w zespole będzie dodatkową motywacją do osiągania coraz śmielszych celów.
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o dodawaniu wydarzenia w kalendarzu w systemie Kamflex
Jak dodać wydarzenie w kalendarzu?
Przeczytaj także
Co zrobić, aby dzień w pracy był efektywny?
Program do zarządzania zadaniami w firmie
Efektywne wykorzystanie czasu w pracy
Czy moje dane w aplikacji webowej są bezpieczne?