Zdarza ci się nie wykonać czynności zaplanowanych na dany dzień z powodu rozproszenia telefonem od klienta, atmosferą w biurze czy aktualnościami w serwisie społecznościowym? Spokojnie, każdemu może zdarzyć się chwila rozproszenia, nie oznacza ona braku zaangażowania czy niskiej produktywności. Co jednak zrobić, gdy takie sytuacje stają się coraz częstsze, a tym samym zaniżają efektywność czasu spędzanego w pracy?
Możliwych rozwiązań jest wiele, warto jednak postarać się dotrzeć do sedna problemu. W tym celu dobrze poznać własny system pracy, w czym pomóc mogą odpowiedzi na kilka pytań:
-Kiedy jestem najbardziej produktywny, a kiedy mniej?
-Czy motywuje mnie presja czasu, czy wolę mieć przestrzeń na planowanie i kilka wersji próbnych?
-Czy wolę rozpocząć realizację zlecenia od mniej ważnych zadań czy od kluczowych?
-Jakie otoczenie najlepiej działa na moją produktywność?
-Co jest moim największym „zjadaczem” czasu w pracy? Przeglądanie internetu, zbyt częste przerwy, zbyt długie spotkania, rozmowy niezwiązane z wykonywanymi czynnościami, niespodziewani goście, rozmowy telefoniczne, odkładanie zadań na potem?
Odpowiedzi na te kilka pytań umożliwią poznanie własnego systemu pracy, który podpowie, jak najlepiej rozłożyć wykonywanie poszczególnych czynności w ciągu dnia. Oczywiście jest to łatwiejsze w teorii niż w praktyce, gdy często nie mamy wpływu na godzinę spotkania, czy zebrania ze współpracownikami. Istnieje jednak kilka prostych zasad, które mogą pomóc w bardziej efektywnym wykorzystaniu czasu pracy niezależnie od charakteru konkretnej posady.
Po pierwsze: metoda ABC
Zakłada ona szeregowanie czynności do wykonania według ich ważności, odpowiednio do kategorii A (najważniejsze- musi być wykonane jak najszybciej), B (mniej ważne- może zostać wykonane w późniejszym terminie), C (najmniej ważne- wykonanie może zostać odłożone w czasie). Dzięki temu uzyskasz czytelny obraz wszystkich zadań do wykonania wraz z ich orientacyjnym terminem. Ta metoda w łatwy sposób może zostać także wprowadzona w systemie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) dzięki parametrom oraz atrybutom w systemie. Umożliwi to np. na podział klientów według szans sprzedażowych, co pozwoli skupić się na tych najbardziej perspektywicznych. Metoda ABC jest pomocna także przy obsłudze leadów sprzedażowych. Umiejętność hierarchizowania pozwoli na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy.
Po drugie: planowanie działań i kontrola ich wykonywania
Skuteczne planowanie i kontrola działań pozwolą wyeliminować rozproszenie w pracy. Kolejkowanie działań nie pozostawia miejsca na bezczynność i pozwala na maksymalne wykorzystanie dnia. Obie te czynności z łatwością wykonasz w systemie CRM Kamflex. Dzięki możliwości powiązania konkretnego sprzedawcy z klientem oraz leadem, z łatwością zaplanujesz kolejne kroki konieczne do sfinalizowania transakcji. Także kontrola podjętych działań jest możliwa z oprogramowaniem CRM. Kompleksowa i przejrzysta baza sprawia, że z łatwością ocenisz stopień wykonania zlecenia, ilość leadów sprzedażowych, czy produktywność podwładnych czy współpracowników.
Po trzecie: reguła 60/40
Planuj 60% swojego czasu w pracy, pozostawiając 40% na nieprzewidziane zdarzenia. Założenia tej zasady są elastyczne i wymagają dostosowania do specyfiki wykonywanego zawodu. Pozostawienie pewnego marginesu na spontaniczne radzenie sobie z wyzwaniami dnia codziennego, pozwoli na utrzymanie komfortu psychicznego, bez poczucia, że cały plan legł w gruzach. Dobrze stworzyć pewien schemat reagowania w nagłych wypadkach, który umożliwi zgromadzenie jak największej liczby detali, które pozwolą na uniknięcie takiej sytuacji w przyszłości. Wprowadzając dane do jednego, intuicyjnego systemu do zarządzania relacjami z klientami uzyskasz pewność, że efektywnie wykorzystujesz czas nawet podczas tych 40%.
W dążeniu do bardziej efektywnego wykorzystywania czasu pracy ważna jest umiejętność hierarchizowania czynności według ich ważności, skrupulatność oraz systematyczność działania, które zmniejszą konieczność nanoszenia poprawek, a także wytrwałość w wypełnianiu ustalonych planów. Równie ważne jest jednak, by nie zapominać, że jeden mniej produktywny dzień, nie przekreśla dziesiątek efektywnych!
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o atrybutach w systemie Kamflex
Co to są dodatkowe atrybuty?
Przeczytaj również
6 znaków, że potrzebujesz systemu CRM
Optymalizacja kosztów w firmie z CRM
CRM a rozwój Twojej firmy