Dynamiczny rozwój technologiczny wpływa na zmianę narzędzi używanych do zarządzania firmą. Wiele z dawniej używanych metod, takich jak papierowy kalendarz, czy kilka osobnych systemów do wykonywania poszczególnych czynności, sprawdzały się i zapewniały pewien poziom dogodności. Obecnie istnieją rozwiązania, które mogą pomóc w jeszcze większym zautomatyzowaniu procesu zarządzania przedsiębiorstwem.
Bardzo popularnym wśród wielu zarządzających firmami jest używanie arkuszy kalkulacyjnych do wielu, niekoniecznie przeznaczonych do tego zadań. Excel służy zatem do fakturowania, prowadzenia bazy kontaktów, zapisywania danych dotyczących spotkań czy zebrań. Może to być dla wielu osób skuteczne rozwiązanie. Ale czy na długo? Dopóki arkusz zawiera kilkaset rekordów, do tego niezbyt rozbudowanych problemu nie ma. Zaczyna się on jednak pojawiać, gdy wprowadzamy kolorowe znaczniki, czy różnego rodzaju skróty, które mają nam ułatwić segregowanie informacji. W takiej sytuacji łatwo popełnić błąd, który może wpłynąć na funkcjonowanie firmy czy kontakty z klientami. Jakie problemy mogą stanąć na naszej drodze, gdy baza danych klientów tworzona jest w programie Excel?
1. Nieporządek
Różne metody wprowadzania informacji, kod kolorowy, różnego rodzaju skróty myślowe, dodatkowe notatki i komentarze... Nie można także zapominać o różnych wersjach pliku, które krążyć mogą pomiędzy pracownikami, jeśli używamy arkuszy zapisywanych na dysku komputera. W tej sytuacji mogłoby się wydawać, że program Excel online będzie rozwiązaniem. Co prowadzi do drugiego problemu.
2. Przypadkowe usunięcie treści
W przypadku arkuszy online wzrasta prawdopodobieństwo przypadkowego usunięcia danych, co może umknąć naszej uwadze. Jest to także rozwiązanie wysoko ryzykowne ze względu na możliwość wycieku czy wykradzenia danych.
3. Niefunkcjonalna obsługa
Arkusz kalkulacyjny służy do wykonywania obliczeń, a nie prowadzenia bazy klientów, stąd wprowadzanie informacji nie jest intuicyjne. Do pewnego etapu można poradzić z tym sobie dodając notatki, czy komentarze, ale prowadzi to do nadmiernego rozrośnięcia arkusza, co grozi bałaganem.
4. Niski profesjonalizm
W przypadku negocjacji z klientami odbywającymi się w czasie rzeczywistym kluczowy jest dostęp do danych: wszystkich informacji o kliencie, jego preferencjach, poprzednich negocjacjach, dokonanych zakupach, itp. Przeglądanie w tym celu kilku arkuszy kalkulacyjnych, czy dokumentów tekstowych wypada mało profesjonalnie, co w konsekwencji prowadzić może do uszczerbku na dobrym imieniu marki.
Alternatywa dla Excela?
Co w takim razie będzie skuteczniejszym narzędziem do gromadzenia danych o kliencie, fakturowania, zapisywania danych dotyczących spotkań czy zebrań? Wiele firm wybiera system do zarządzania relacjami z klientami (CRM). Jest to rozwiązanie, które umożliwia nie tylko tworzenie kompleksowej bazy klientów, dostawców i partnerów, ale także łatwe i szybkie fakturowanie, tworzenie leadów sprzedażowych, prowadzenie kalendarza czy zarządzanie magazynem. Rozwiązanie typu SaaS (Software as a Service) gwarantuje bezpieczeństwo danych znajdujących się w jednym miejscu, ze stałym dostępem z każdego urządzenia mobilnego. Dla wygody użytkownika wszystkie dane przechowywane są w chmurze, bez konieczności posiadania własnej infrastruktury serwerowej.
Decyzja o przejściu na system CRM nie jest łatwa i wymaga przemyślenia. Dla jej ułatwienia wszystkie twoje dane przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych łatwo prześlesz do systemu, funkcjonalnie je porządkując. Zainwestowanie w dobry system do zarządzania relacjami z klientami, to krok ku skuteczniejszemu prowadzeniu własnego biznesu.
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o imporcie danych do systemu Kamflex
Przeczytaj również
Rozliczanie faktur metodą kasową
Okres testowy
Błędy popełniane przy wyborze CRM
Jak ułatwić rekruterom komunikację z kandydatami?