Wielu przedsiębiorców prowadzi magazyn w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Czy narzędzie to jest wystarczająco funkcjonalne dla zarządzania magazynem? Prowadzenie magazynu, to zadanie wymagające skrupulatności i konsekwencji. Aby uniknąć błędów konieczne jest metodyczne aktualizowanie stanów magazynowych, w przeciwnym razie trudne będzie utrzymanie porządku w dokumentach. Wśród narzędzi służących do tego zadania przedsiębiorcy najczęściej decydują się korzystać z arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel lub innych programów stworzonych specjalnie dla zarządzania magazynem. Jakie zalety i wady posiadają te rozwiązania?
Program magazynowy w Excelu
Wielu przedsiębiorców decyduje się na zarządzanie magazynem w popularnym programie oferowanym w pakiecie Microsoft Office. Jak to robią?
-Nazywają konkretne kolumny i wiersze,
-Tworzą nowe arkusze w ramach jednego pliku,
-Obierają oznaczenia kolorystyczne dla łatwiejszego nawigowania.
Prowadzenie jednego, małego magazynu w arkuszu kalkulacyjnym może być efektywne. Kiedy jednak jest ich kilka staje się to problematyczne. Ale nie tylko liczba magazynów może utrudniać taki sposób zarządzania. Co z archiwizowaniem stanów magazynowych? Bardzo długi i rozbudowany arkusz staje się nieczytelny, a znajdowanie w nim potrzebnych danych zaczyna zabierać coraz więcej czasu. Może w takim razie kilka arkuszy i plików? I jaki Excel wybrać: online czy instalowany na komputerze stacjonarnym?
Excel online
-Gwarantuje możliwość współdzielenia danych pomiędzy pracownikami.
-Jest dostępny na każdym urządzeniu mobilnym z dostępem do sieci.
-Nie chroni od przypadkowego usunięcia danych, których nie da się później odzyskać.
Excel desktopowy
-Istnieje możliwość odzyskania usuniętych danych.
-Wśród pracowników krążyć może jednak kilka plików z różnymi danymi, co może generować błędy.
-Nie umożliwia także generowania dokumentów magazynowych. Można prowadzić ich spis, niestety oznacza to namnażanie kolejnych plików i dokumentów, a co za tym idzie, wydłużenie czasu potrzebnego na wyszukiwanie informacji.
System magazynowy online
Co umożliwia?
-Zarządzanie jednym lub kilkoma magazynami.
-Wprowadzanie dowolnej liczby produktów.
-Wenerowanie dokumentów magazynowych.
Jest to szczególne korzystne dla firm, które ciągle rozbudowują swoją ofertę, ponieważ umożliwia rozwój przy zachowaniu funkcjonalności oprogramowania. Aplikacja magazynowa pozwala zachować przejrzystość pomimo zwiększającej się liczby rekordów, poprzez funkcjonalne filtrowanie po określonym parametrze. W programie Kamflex możesz także:
-Spersonalizować wygląd tabel; to od Ciebie zależy, jakie informacji będą się wyświetlać i w jaki sposób.
-Pobrać dane w pliku CSV.
-Użytkować program zarówno na urządzeniach mobilnych, jak i stacjonarnych.
-Grupować dane i łatwo je filtrować.
-Zapewnić swoim pracownikom stały dostęp do aktualnych danych.
-Generować dokumenty magazynowe.
Prowadzenie magazynu w Excelu?
Rozwiązanie to posiada swoje zalety i wady. O ile do zarządzania małym magazynem z niewielką liczbą produktów może sprawdzać się dobrze, o tyle w dłuższej perspektywie staje się nieefektywne, gdy ilość magazynów i asortymentu wzrasta. Dobrze przetestować w tym celu arkusz kalkulacyjny, aby zdefiniować, jakie produkty i grupy znajdują się w zasobach firmy, a następnie móc umieścić je w programie magazynowym. Precyzyjnie dobrany pozwoli na szybkie wprowadzania danych, łatwe wyszukiwanie i sortowanie oraz ich precyzyjniejszą analizę.
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o magazynie w systemie Kamflex
Dodawanie produktów w magazynie
Przeczytaj również
Rozliczanie faktur metodą kasową