Poszukiwanie optymalnego oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami oznacza zdefiniowanie potrzeb, testowanie wielu rozwiązań oraz dobór funkcjonalności najlepiej odpowiadających potrzebom firmy. Niewielu poszukujących systemu zastanawia się nad tym, jak ważny jest sam moment wdrożenia. A jego prawidłowe wybranie zwiększa szanse powodzenia tego procesu.
Czy potrzebuję systemu?
Pytanie o moment wdrożenia systemu rozpatrywać można w dwóch kategoriach: kiedy poznać, że firma w ogóle potrzebuje takiego rozwiązania oraz kiedy wdrożyć CRM. Oprogramowania CRM potrzebują firmy, które chcą zwiększyć efektywność wykonywanych zadań oraz zaoszczędzić czas. Jeśli dostrzegasz, że w twojej firmie część procesów mogłaby przebiegać sprawniej dzięki lepszemu zorganizowaniu oraz zarządzaniu czasem, wdrożenie CRM jest dobrym pomysłem. Taki system dzięki niewielkiemu skomplikowaniu można efektywnie wprowadzić w zespole pracowniczym, dzięki czemu inwestycja w rozwiązanie powinna szybko się zwrócić.
Dzięki wdrożeniu systemu CRM cała baza informacji o klientach będzie znajdować się w jednym miejscu. Jeśli więc do tej pory w firmie korzystano z wielu różnych plików tekstowych i arkuszy kalkulacyjnych do gromadzenia tych danych warto rozważyć wybranie bardziej funkcjonalnego rozwiązania. Gdy użytkownicy systemu wyrobią w sobie nawyk bieżącego aktualizowania danych, uzyskasz pewność, że w oprogramowaniu znajduje się wszystko, co niezbędne dla prowadzenia efektywnych relacji z klientami.
Oprogramowanie CRM warto wdrożyć także w zespołach, które poza biurem spędzają dużo czasu. Pracując z klientami w terenie dostęp do aktualnych danych jest niezbędny. Dzięki możliwości wdrożenia systemu w modelu SaaS, użytkowanego na urządzeniach mobilnych, każdy pracownik ma dostęp do informacji gdziekolwiek się znajduje. Szczególnie sprawdza się to w firmach handlowych oraz usługowych, ale nie tylko. Takie rozwiązanie ułatwia również pracę zdalną, dzięki możliwości użytkowania systemu online, na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.
Kiedy go wdrożyć?
Kiedy w firmie podjęto już decyzję o konieczności wprowadzenia systemu do zarządzania relacjami z klientami warto zaplanować sam moment wdrożenia aby uniknąć przykrych niespodzianek. W tym celu konieczne jest przeanalizowanie, w których miesiącach klienci są najbardziej aktywni, a firma wykonuje najwięcej zleceń, czy sprzedaje najwięcej produktów. Na czas wdrożenia dobrze wybrać okres umiarkowanej aktywności klientów, gdyż proces ten na początku przebiega wolno, a często nie jest wolny od drobnych błędów. Nie jest korzystnym wdrażanie systemu w sytuacji rotacji pracowników czy terminu finalizacji dużego projektu. Zawsze lepiej założyć bardziej pechowy scenariusz wydłużonego wdrożenia, niż być nastawionym zbyt optymistycznie i oczekiwać, że proces ten zajmie dwa dni. Może on przebiec tak szybko, wszystko zależy jednak od rozbudowania systemu oraz możliwości pracowników, którzy finalnie użytkować będą oprogramowanie. Najrozsądniej jest więc wybrać okres umiarkowanej aktywności klientów, a na wdrożenie przeznaczyć kilka dni, w zależności od potrzeb zespołu.
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o kontrahentach w systemie Kamflex
Kto to jest kontrahent?
Przeczytaj także
CRM w modelu SaaS
Prowadzenie magazynu w Excelu
Kalendarz z zadaniami
Kto powinien wdrożyć system CRM?