Jak wygląda Twój dzień? Czy od początku wiesz co, kiedy i jak będziesz robił, a może do wczesnego popołudnia zbierasz myśli robiąc wszystko, co pilne, w kolejności, w której się pojawia? Planowanie dnia pracy handlowca może być łatwe, a na pewno jest skuteczne. Jak i gdzie zrobić to dobrze?
Skuteczne metody planowania dnia
W sieci oraz literaturze znajdziesz wiele metod zarządzania czasem. Najlepiej wybrać takie, które nie są zbyt skomplikowane – dzięki temu szansa, że staną się one nawykiem wzrasta – oraz pasują do Twojego stylu życia i pracy. Co z tego, że jakaś reguła może być opisywana jako niesamowicie skuteczna, jeśli nie sprawdza się w Twojej branży czy nie jest dopasowana do Ciebie? Pierwszym krokiem jest więc sprawdzenie, które z nich faktycznie dobrze zgrywają się z Tobą i pozwalają Ci dobrze zaplanować dzień, a w konsekwencji oszczędzać czas. Aby to zweryfikować odpowiedz sobie na kilka, podstawowych pytań:
1. W której części dnia jesteś najbardziej produktywny?
2. Jak długo możesz bez przerwy pracować w skupieniu?
3. Czy Twój dzień w pracy jest sztywny czy zdarza się wiele nieprzewidzianych sytuacji?
4. Kiedy masz przerwy i jak długo one trwają?
5. W jakim narzędziu lubisz planować (kalendarz papierowy, online, telefon, itp.)?
Już udzielenie krótkich odpowiedzi na powyższe pytania pokaże Ci, która część Twojego dnia powinna zostać zagospodarowana na rozmowy z kluczowymi klientami, a kiedy Twoja produktywność nie pozwala na skomplikowane działania. Kiedy znasz odpowiedzi na te pytania, możesz przystąpić do planowania swojego dnia i tygodnia.
Jak zaplanować swój dzień?
Pierwszy krok to określenie wszystkich zadań, które musisz wykonać w danym dniu. Następnie określ, które z nich są ważne, a które mogą poczekać. Gdy Twoja lista jest już pogrupowana według istotności, wybierz czynności kluczowe danego dnia. Ale uważaj! Łatwo wpaść w pułapkę i zaplanować zbyt dużo. Podejdź do tego racjonalnie, weź pod uwagę rozbudowanie konkretnego zadania. Aby uniknąć błędu w tym momencie postaw sobie pytanie: gdybym mógł dzisiaj zrobić tylko jedną rzecz z całej listy, która z nich jest na tyle kluczowa, że jej wykonanie nie tylko sprawi, że określony projekt posunie się w realizacji, ale także wpłynie to na pozostałe zadania, które mam do wykonania? Np. jeśli właśnie pracujesz nad zleceniem dla ważnego klienta wykonanie kolejnego kroku do jego realizacji wpłynie nie tylko na to konkretne zadanie, ale pozwoli Ci zyskać czas na kolejne wyzwania czy większe zaangażowanie w relacje z klientami. Po zdefiniowaniu takiego projektu zadbaj o to, aby każdego dnia pochylić się nad nim chociaż na kilkanaście minut.
Planowanie blokowe
Jest to metoda polegająca na blokowaniu konkretnych dni i pór dnia w Twoim kalendarzu na wykonanie określonych czynności, np. spotkań z klientami, przygotowania do prezentacji czy opracowywania ofert. W przeznaczonym do tego czasie maksymalnie skupiamy się na jednej czynności. Wpływa to nie tylko na produktywność i konsekwencję, ale także pozwala uniknąć rozproszenia w momencie wykonania jednego zadania i poszukiwania kolejnego. Planowanie według tej metody najlepiej sprawdza się w przypadku kalendarzy online, szczególnie tych znajdujących się w webowych systemach do zarządzania relacjami z klientami. Dlaczego? Ponieważ umożliwiają łączenie kontrahentów, zleceń i osób zaangażowanych po stronie Twojej firmy. Po zakończonym spotkaniu czy rozmowie szybko wprowadzisz także dane do profilu klienta, co da Ci pewność, że wszystkie kluczowe informacje znajdują się w jednym miejscu, bez konieczności przeszukiwania wielu aplikacji i plików. Na takiej metodzie opiera się kalendarz w systemie Kamflex. Już podczas wprowadzania nowego wydarzenia zapiszesz w systemie wszystkie potrzebne szczegóły:
Po wprowadzeniu wszystkich wydarzeń do kalendarza uzyskasz poglądowy obraz rozkładu Twojego dnia, tygodnia i miesiąca. Planowanie dnia pracy handlowca nigdy nie było łatwiejsze!
Przeczytaj więcej o zarządzaniu czasem
5 kroków do skutecznej i terminowej realizacji zleceń
Czym zastąpić multitasking, aby pracować efektywniej?
Jak wykorzystać smartfony do optymalizacji pracy Twojego zespołu?
Czy aplikacje dedykowane zwiększą moją efektywność?