Jednym z celów przedsiębiorstwa jest pozyskiwanie klientów i generowanie zysku. W przypadku wielu firm odbywa się to poprzez realizowanie zleceń. Ich skuteczne i terminowe finalizowanie może być jednak problematyczne. Na przebieg tego procesu mają wpływ nie tylko działania świadomie podejmowane przez pracowników, ale także czynniki zewnętrzne, na które często nie mamy żadnego wpływu. Czy na pewno? Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, na ile możliwe jest zminimalizowanie niewiadomych, tak aby skuteczne i terminowe realizowanie projektów stało się codzienną praktyką w Twojej firmie. Na podstawie naszego doświadczenia w realizowaniu zleceń informatycznych, przygotowaliśmy dla Ciebie 5 kroków do efektywnego finalizowania projektów.
Krok 1. Podziel obowiązki
Na pewno wiesz, czym w Twojej firmie zajmują się poszczególni pracownicy. Czasami jednak zdarza się, że zadania nie zostają przydzielone do konkretnych osób, co w późniejszym etapie może sprawić, że dana czynność nie zostanie przez nikogo wykonana. Zdefiniuj obszary, za które odpowiedzialny jest każdy pracownik. Dla efektywności zespołu jest kluczowe, aby każdy wiedział, co do niego należy. Także menadżerowie muszą być poinformowani o tym, jakie obowiązki ma każdy członek zespołu. Dopiero wtedy możliwe jest efektywne wykonywanie i kontrolowanie zadań.
Krok 2. Stwórz szczegółową listę zadań do wykonania
Na podstawie obszarów przypisanych do każdego pracownika rozpisz wszystkie zadania do zrobienia. Niech spis będzie konkretny i szczegółowy, unikaj ogólników. Aby Twoja lista była jeszcze bardziej rzetelna wprowadź wszystkie informacje do systemu CRM Kamflex, gdzie w module Leady ustawisz status każdego zadania: do wykonania, w trakcie oraz wykonane. Dzięki temu od razu po zalogowaniu do oprogramowania zobaczysz, na jakim etapie są prace nad projektem. Sprawdzisz także efektywność każdego członka zespołu.
Krok 3. Kontroluj zadania i koryguj założenia
Sprawdzanie efektywności wykonywanych zadań oraz skuteczności każdego pracownika pomoże Ci ocenić na ile realne były założenia, które powziąłeś na początku zlecenia. Jeśli z analizy danych zawartych w systemie okaże się, że dany etap zajął więcej czasu niż było to zaplanowane, zastanów się, co jest tego powodem. Dzięki temu unikniesz takiej sytuacji w przyszłości. Oprogramowanie CRM Kamflex pomoże Ci zlokalizować obszary, które wymagają usprawnienia, poprzez rozpisanie procesów, zadań, etapów oraz planowanie harmonogramu.
Krok 4. Udzielaj informacji zwrotnej
Podczas analizy danych w systemie dowiesz się dużo o skuteczności Twoich pracowników. Informuj ich o swoich odczuciach, wskazuj obszary, w których mogliby działać efektywniej. Szczegóły zawarte w oprogramowaniu dadzą Ci bazę do skutecznego motywowania i nagradzania. Brak aplikacji, w której zgromadzisz i zestawisz dane, utrudni trafną ocenę efektywności pracowników. W CRM Kamflex sprawdzisz nie tylko status każdego zadania, ale także liczbę wystawionych faktur i dodanych klientów. Z łatwością wyeksportujesz także dane z rozwiązania do pliku w dowolnym formacie.
5. Dopilnuj szczegółów i przekaż projekt klientowi
Gdy zlecenie zbliża się do finalizacji, jeszcze raz pochyl się nad wszystkimi zadanami. Postaraj się skontrolować każdy szczegół, tak aby produkt czy usługa była precyzyjnie dopasowana do potrzeb i wymagań klienta. Budowanie skutecznej relacji nie kończy się na tym etapie; obejmuje także opiekę posprzedażową. Wiecej na ten temat przeczytasz w tym wpisie [klik].
Przedstawione kroki dotyczą zarządznia zespołem, planowania i komunikacji wewnętrznej. W trakcie realizacji zlecenia nie zapominaj także o kontakcie ze zlecającym. Odpowiadaj na jego wątpliwości i informuj o wykonywanych pracach. Dbanie o relacje z klientami ułatwia prosty i funkcjonalny CRM. Jeden system pomoże Ci nie tylko zarządzać sprzedażą, ale także zespołem pracowniczym.
O motywowaniu pracowników pisaliśmy także tutaj:
System motywacji pracowników
Poznaj też 3 sposoby na usprawnienie komunikacji w firmie:
3 sposoby na usprawnienie komunikacji w firmie
I odpowiedź na pytanie,
Dlaczego klienci odchodzą?
W razie pytań, czekam na Ciebie na czacie!