Dokonanie analizy przedwdrożeniowej pozwoli ci uniknąć podjęcia pochopnej decyzji. Poprawne zdefiniowanie potrzeb oraz wyrażenie oczekiwań da ci pewność, że wybrany system optymalnie spełni potrzeby twojej firmy. Jakie kroki warto wykonać przed podjęciem decyzji o zakupie systemu do zarządzania relacjami z klientami?
1. Zdefiniowanie potrzeb firmy
Przeprowadzone właściwie powinno zawierać informacje: o liczbie zatrudnionych pracowników, wielkości firmy, liczbie klientów firmy, liczby obecnie obsługiwanych leadów sprzedażowych, planach sprzedażowych oraz oczekiwaniach przyszłych użytkowników wobec systemu.
2. Określenie możliwości technicznych
Czy chcesz, aby infrastruktura serwerowa znajdowała się po twojej stronie czy dostawcy oprogramowania? Coraz więcej rozwiązań dostępnych na rynku działa online, co zapewnia wygodę oraz możliwość użytkowania na każdym urządzeniu mobilnym.
3. Czy w firmie podjęta była kiedyś próba wdrożenia systemu CRM?
Proces wdrożenia przebiegać będzie nieco inaczej jeśli w przeszłości podjęta była próba wprowadzenia podobnego rozwiązania. Istotne będzie ustalenie przyczyny niepowodzenia oraz korekta elementu, który zawiódł, tak aby tym razem proces zakończył się sukcesem.
4. Gdzie i w jaki sposób obecnie gromadzone są informacje o klientach?
W tym obszarze konieczne jest zebranie wszystkich plików tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych oraz programów, w których przechowywane są dane. Ideą systemu CRM jest kompleksowość, dlatego wszystkie dotychczasowe narzędzia zastąpione zostaną jednym.
5. Czy pracownicy korzystają z dostępnych rozwiązań technologicznych?
Jeśli twoi pracownicy w swojej pracy codziennej korzystają z czatów, kalendarzy online, itp. wdrożenie systemu informatycznego może być łatwiejsze. Zespoły, w których takie rozwiązania nie są popularne także z sukcesem mogą jednak wdrożyć oprogramowanie CRM!
6. Jakie czynności ma usprawnić system?
Czy głównym powodem wdrożenia oprogramowania jest chęć usprawnienia gromadzenia informacji o klientach? A może zarządzania magazynem lub prowadzenia kalendarza? Określenie tego parametru na początku pomoże w skutecznym wdrożeniu systemu.
7. Jakie praktyki warto standaryzować z pomocą programu do zarządzania relacjami z klientami?
System pomoże w dokonaniu standaryzacji najbardziej efektywnych metod sprzedaży. Każda firma ma swoje, sprawdzone metody działania i dobrze, by były one zgromadzone w jednym miejscu, ze stałym dostępem dla pracowników.
8. W jaki sposób procesy zachodzące w czasie rzeczywistym można przenieść do systemu?
Odpowiedź na to pytanie umożliwi skuteczniejszą standaryzację najskuteczniejszych praktyk dnia codziennego. Intuicyjne odwzorowanie ich w systemie da pewność, że użytkownicy będą aktywnie korzystać z oprogramowania i wykonywać w nim operacje.
9. Zaplanowanie budżetu przeznaczonego na system oraz rozważenie opcji nieudanego wdrożenia
Realne zaplanowanie funduszy przeznaczonych na zakup oraz wdrożenie systemu, a także koszty związane z ewentualnym nieudanym wdrożeniem, pozwolą ci uniknąć sytuacji nieplanowanego wydatku, przewyższającego przewidywany zysk, który przynieść ma system.
10. Poszukiwanie i testowanie dostępnych rozwiązań
Ten krok pomoże ci pełniej zdefiniować własne potrzeby, a także rozeznać się w ofertach na rynku. Przed zakupem systemu dobrze poznać możliwości oferowane przez wielu producentów, tak aby w swojej decyzji kierować się doświadczeniem, a nie przeczuciem.
Analiza przedwdrożeniowa zakończyć powinna się rozmową z konsultantem, który pomoże w wyborze odpowiedniego systemu do zarządzania relacjami z klientami. Wysoka kompetencja osób tworzących zespół Kamflex da ci pewność, że twój CRM będzie rozwijał się wraz z twoim biznesem.
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się jak wykonać import danych w systemie Kamflex
Jak wykonać import danych?
Przeczytaj również
System motywacji pracowników
Okres testowy
O co pytać przy zakupie CRM?
Kim jest Twój klient kluczowy?
Umowa o świadczenie usług informatycznych