Poszukując systemu CRM dla swojej firmy łatwo wpaść w pułapkę pochopnej decyzji. Wielu naszych klientów wskazuje, że nie dysonowało zbyt dużą ilością czasu na gruntowny przegląd oferowanych systemów, często nie wiedzieli także, na co dokładnie powinni zwracać uwagę. Z myślą o zapracowanych zebraliśmy kilka pomocnych wytycznych.
Kto powinien testować rozwiązania CRM?
Odpowiedź jest prosta: finalni użytkownicy. Nie zawsze jest to jednak możliwe, z powodu braku czasu lub wielu przyszłych użytkowników. Dlatego konieczne jest wyznaczenie osoby (osób) odpowiedzialnej za wybór i wdrożenie systemu, która będzie testować rozwiązania, zbierać uwagi pracowników co do zawartości systemu, a także nadzorować wdrożenie. Osoba ta nie zawsze musi być tożsama z prezesem firmy. Czasami lepiej w tej roli sprawdzi się szef danego teamu, czy działu. Nadrzędną zasadą powinno być jednak poszukiwanie jak największej liczby dogodnych rozwiązań, tak aby móc następnie rezygnować z systemów, które w zestawieniu tym wypadną najsłabiej. Dobrze więc by oprogramowania testowało możliwe najwięcej pracowników, którzy finalnie będą z niego korzystać, a jeśli to niemożliwe, to by robiła to osoba (osoby) świadoma potrzeb zespołu.
Pierwszy krok w testowaniu rozwiązania CRM
Rozpoczynając testowanie systemu, po przejrzeniu wszystkich funkcjonalności i modułów, dobrze jest wgrać jakąś część danych i na nich pracować. Z ich wykorzystaniem należy dokonywać działań w systemie, przyglądając się szczególnie intuicyjności rozwiązania.
-Czy odnalezienie wszystkich przycisków jest proste?
-Czy procesy wykonuje się w sposób jasny?
-Czy w systemie można szybko odnaleźć wprowadzone dane?
Odpowiedzi na te kilka pierwszych pytań pozwoli stwierdzić, czy warto inwestować w rozwiązanie czas i pieniądze, czy raczej lepiej poszukać innego oprogramowania.
Na co zwracać uwagę w trakcie testowania systemu CRM?
Kiedy system przejdzie pomyślnie pierwszy test dotyczący intuicyjności oraz szybkości wykonywania procesów, można przyjrzeć się rozwiązaniu bardziej szczegółowo. Czy wygląd systemu umożliwia łatwe wyszukiwanie informacji? Zadaniem oprogramowania CRM jest w końcu ułatwienie ich gromadzenia. Czy wygląd tabel można dostosować do swoich preferencji? Ile kliknięć potrzeba, by efektywnie przemieszczać się w systemie? Szybko działający i funkcjonalny system może zostać obsłużony za pomocą kilku kliknięć. O efektywności oprogramowania mówi dużo także, jak długo ładuje się grafika i poszczególne moduły.
Kolejnym ważnym czynnikiem związanym z wyglądem rozwiązania jest jego dopasowanie do szerokości ekranów, na których jest wyświetlany. Szczególnie istotne jest to w kontekście systemów online. Poza intuicyjnością, szybkością oraz wyglądem ważna jest także prostota rozwiązania. Czy wszystkie operacje da się wykonać bez zerkania do pomocy, czy jest ona niezbędna dla zrozumienia działania systemu? Wspomaganie się instrukcją nie jest niczym złym w początkowej fazie użytkowania kiedy jednak bez jej wsparcia trudno wykonywać więcej operacji, to znak, że nie jest on wystarczająco czytelny.
Wsparcie konsultanta - czy korzystać z niego w trakcie testowania CRM?
Wśród naszych klientów występują dwa podejścia do tej kwestii: kontakt z konsultantem na samym początku testowania lub dopiero po jego zakończeniu. W przypadku pierwszej opcji, konsultant dokona prezentacji systemu, wraz z działaniem poszczególnych modułów i funkcjonalności. Dzięki temu klient od początku zna możliwości rozwiązania, bez konieczności ich własnoręcznego odkrywania. Kontakt po testowaniu wiąże się zwykle ze zdecydowaną wolą zakupienia systemu. Na tym etapie rolą pracownika naszej firmy jest doradzenie odpowiedniego pakietu, podpowiedzenie pewnych funkcjonalności, które mogły zostać pominięte przy testowaniu oraz zapewnienie o wsparciu w procesie wdrożenia.
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o kontrahentach w systemie Kamflex
Jak edytować profil kontrahenta?
Przeczytaj również
Prowadzenie magazynu w Excelu
CRM w modelu SaaS
Kiedy wdrożyć CRM?
Zalety systemów webowych