Praca zdalna, bez wychodzenia z domu, posiada wady i zalety. Możliwość elastycznego dopasowania godzin, wyeliminowanie kosztów dojazdu czy oszczędność czasu to korzyści, z których skorzysta pracownik. Także dla pracodawcy takie rozwiązanie jest szansą na ograniczenie kosztów związanych np. z utrzymaniem biura i zakupem dodatkowego komputera. Jest to także wyzwanie dla menadżera.
Co może pójść źle w zarządzaniu pracownikami zdalnymi?
Taki styl zarządzania wymaga umiejętności słuchania, skutecznego komunikowania się oraz efektywnego delegowania zadań. Brak bezpośredniego kontaktu z podwładnym może skutkować błędami wynikającymi z nieporozumień. Oznacza także utrudnione motywowanie, co może się przekładać na efektywność pracowników. Praca zdalna w niektórych przypadkach jest trudna do kontrolowania, szczególnie jeśli kanały komunikacyjne nie zapewniają sprawnego dialogu. Brak feedbacku, czyli informacji zwrotnej udzielanej w trakcie i po wykonaniu danego zadania, także stanowią problem, który w dłuższej perspektywie przyczynia się do nieefektywnej współpracy. Kwestiami, które mogą zawarzyć na powodzeniu takiego systemu pracy, są także cechy osobowościowe. Nie każdy nadaje się do pracy zdalnej, która wymaga od pracownika samodyscypliny, skupienia, efektywności i umiejętności przyjmowania konstruktywnej krytyki. Także nie każdy menadżer potrafi odnaleźć się w takich warunkach, szczególnie jeśli preferuje kontakt osobisty i możliwość bieżącego kontrolowania zespołu w biurze. Istnieją jednak metody i narzędzia, które poprawiają skuteczność takiego stylu pracy.
Jak efektywnie zarządzać pracownikami zdalnymi?
Kluczowe jest podejście. Od menadżera wymagane jest zaufanie do pracownika, wiara w to, że wykonuje on swoje obowiązki. Musi także kontrolować podejmowane procesy i zakończone zadania, aby przekazać feedback. Dlatego komunikacja jest tak ważna. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi sprawi, że będzie skuteczniejsza. Odpowiednie oprogramowanie musi być dostępne dla każdego pracownika, intuicyjne i dopasowane do potrzeb firmy. Systemem, który pozwoli na kontrolę wykonywanych zadań, a jednocześnie komunikację, jest CRM Kamflex. W ramach rozwiązania menadżer otrzymuje wgląd w procesy i leady sprzedażowe rozpoczęte przez pracowników. Z łatwością może stwierdzić, na jakim etapie jest dany proces, poprzez tablicę leadów z podziałem na czynności do wykonania, w trakcie oraz zakończone. Rozdzielanie oraz weryfikacja zadań zajmują więc mniej czasu, niż można by się spodziewać.
Aby komunikacja mogła przebiegać skutecznie trzeba ustalić jej ramy. Błędem wielu menadżerów zarządzających zespołami zdalnymi jest brak wyznaczenia konkretnych godzin i tematów, z którymi pracownicy mogą zwracać się do przełożonego. Skutkuje to tym, że dzień pracy zarządzającego poszatkowany jest telefonami czy mailami od zespołu w kwestiach, które mogliby rozwiązać sami. Dlatego określenie godzin na kontakt w danej sprawie oraz sposobu przekazania informacji wpłynie na zwiększenie efektywności pracy całego zespołu. W kwestiach, które na to pozwalają, dobrze posługiwać się notatkami i komentarzami w systemie, które dodawane do odpowiednich zadań czy klientów, staną się szybkim i jednoznacznym komunikatem dla reszty zespołu. A maile? Muszą być treściwe i krótkie.
Co jednak z dłuższymi kwestiami, które wymagają omówienia? Zdalne zespoły także skorzystają na cyklicznych spotkaniach osobistych. Przeprowadzane według harmonogramu, z wyznaczeniem ilości minut na wypowiedź każdego uczestnika, staną się okazją na burze mózgów czy przedyskutowanie strategii. Dzięki temu codzienne dni pracy nie będą zaburzane kwestiami, które i tak wymagają głębszej analizy i rozważań. Takie spotkania zaplanujesz w kalendarzu w systemie Kamflex. Dzięki ustawianiu cyklicznych wydarzeń, masz pewność, że nikomu nie wyleci ono z głowy.
Zarządzanie pracownikami zdalnymi wymaga także konstruktywnego feedbacku. Pełni on kilka funkcji: wskazuje błędy w wykonanym zadaniu, pozwala nakierować podwładnego oraz go zmotywować. Pochwała za dobre wykonywanie swoich obowiązków jest równie ważna jak gratyfikacja finansowa. Udzielenie informacji zwrotnej przy pomocy danych z systemu Kamflex jest łatwe i precyzyjne. Ilość wystawionych faktur, dodanych do bazy klientów, rozpoczętych i zakończonych leadów, to czynniki, które pozwalają określić zaangażowanie i efektywność pracownika.
Praca zdalna kluczem do sukcesu?
W zależności od branży i charakteru konkretnej firmy taki system zatrudniania pracowników jest rozwiązaniem idealnym lub zupełnie niedopasowanym. Zanim zdecydujesz się na pracowników zdalnych, zastanów się:
-Czy zadania, które zlecasz mogą być wykonane i sprawdzone bez obecności pracownika w biurze?
-Na ile zredukuje to koszty utrzymania biura i sprzętu?
-Jakiego pracownika szukasz? Precyzyjnie określ profil kandydata, aby uniknąć zatrudnienia osoby, która pracę zdalną traktować będzie w kategoriach zajęcia dodatkowego, które przynosi łatwy zarobek, przy małym zaangażowaniu.
Dla sprawnego zarządzania pracownikami zdalnymi postaw na system CRM Kamflex.
Czekamy na Ciebie ne czacie!
Dowiedz się więcej o kalendarzu w systemie Kamflex
Jak przeglądać kalendarz?
Przeczytaj również
Jak oszczędzać czas z aplikacją CRM online?
Kiedy wdrożyć CRM?
Ocena potencjału klienta w CRM
Oprogramowanie dla firmy