Jak wskazują przedsiębiorcy, wystawianie dokumentów zabiera im zbyt dużo czasu. Wyszukiwanie odpowiednich wzorów, drukowanie, a następnie uzupełnianie danymi pochłania miesięcznie nawet kilka godzin. Czy możliwe jest usprawnienie wystawiania różnego rodzaju dokumentów? Przy użyciu nowoczesnych rozwiązań informatycznych jest to nie tylko możliwe, ale także łatwe.
Generator dokumentów
Wdrożenie w swojej firmie programu do tworzenia dokumentów pozwoli nie tylko na oszczędność czasu wynikającą z szybkiego ich generowania, ale także wyszukiwania konkretnego pliku. Szczególnie wygodne jest jeśli taki moduł zawiera użytkowany w firmie system do zarządzania relacjami z klientami, taki jak Kamflex. Dzięki temu wszystkie kluczowe operacje mogą być wykonane w obrębie jednego rozwiązania, co pozwala na stworzenie kompleksowej bazy informacji o firmie.
Możliwość generowania dowolnej liczby szablonów dokumentów pozwoli na szybkie ich wystawienie kiedy tylko jest to potrzebne. W Kamflexie uzytkownicy tworzą je z użyciem znaczników dotyczących m.in. kontrahenta, osoby kontaktowej czy numeru faktury. Dzięki temu część danych zostanie umieszczona na dokumencie automatycznie, oszczędzając czas. To od użytkownika zależy, ile rodzajów dokumentów stworzy. Mogą to być np.: umowa o pracę, umowa zlecenie, ewidencja godzin, wzór ankiety dotyczącej zadowolenia klienta. Dzięki temu nie będzie już konieczne przechowywanie osobnych plików tekstowych z wzorami do wydruku i ręcznego uzupełniania; proces generowania dokumentów ulegnie usprawnieniu i częściowej automatyzacji. Po stworzeniu dokumentu wystarczy tylko pobrać go w PDF, wydrukować, podpisać i gotowe.
Wgląd w historię wystawionych dokumentów
W systemie Kamflex, poza łatwym generowaniem dokumentów, możliwe jest także ich proste wyszukiwanie. Dotyczy to zarówno dokumentów zapisanych w wersji roboczej, jak i tych, które już zostały wystawione. To od użytkownika zależy, po jakich parametrach będzie filtrował dokumenty, m.in. nazwie, szablonie, kontrahencie, numerze czy dacie. Dzięki temu możliwe jest sprawne wyszukiwanie dokumentów, gdy jest to konieczne. Firma otrzymuje gwarancję porządku w dokumentach, ich funkcjonalne gromadzenie oraz stały wgląd w historię.
Czy warto wybrać system do generowania dokumentów?
Wybranie optymalnego generatora dokumentów pozwoli na oszczędność czasu oraz automatyzację procesu ich tworzenia. Z systemem Kamflex zyskasz stały wgląd w wystawiane dokumenty, dzięki dostępowi online na każdym urządzeniu mobilnym. Jeden, nieskomplikowany moduł pozwoli ci zaoszczędzić nawet kilka godzin w miesiącu. Oprogramowanie do generowania dokumentów wbrew pozorom sprawdzi się nie tylko w firmach, które wystawiają ich duże ilości. Także mniejsze firmy mogą skorzystać na możliwości zautomatyzowanego tworzenia dokumentów na podstawie własnoręcznie tworzonych szablonów.
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o dokumentach w systemie Kamflex
Generowanie dokumentu
Przeczytaj również
CRM w modelu SaaSProsty CRM
Ocena potencjału klienta w CRM
Prowadzenie magazynu w Excelu
Co powinno składać się na utrzymanie aplikacji webowej?