Wprowadzenie w swojej firmie nowoczesnego systemu informatycznego to krok, na który decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Koszt wdrożenia takiego oprogramowania nie jest prosty do oszacowania, ponieważ składa się na niego wiele czynników, które ulegają dynamicznym zmianom. Prześledźmy poszczególne z nich.
Skuteczna analiza potrzeb
Zanim zdecydujemy się na wdrożenie w swojej firmie systemu informatycznego, konieczne jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Pozwoli ona na identyfikację potrzeb, które zaspokoić ma oprogramowanie, a także uniknięcie sytuacji wprowadzenia programu posiadającego zbędne funkcjonalności. Do wykonania analizy nie potrzeba firmy zewnętrznej. Wykonanie jej samodzielnie wykluczy dodatkowy koszt, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego standardu wyniku. Z tego artykułu dowiesz się, jak dokonać analizy przedwdrożeniowej.
Konsultacja z ekspertem
Wybór optymalnego rozwiązania dobrze podjąć po konsultacjach z dostawcą systemu. Te, w początkowej fazie, są zwykle darmowe. Często ulega to jednak zmianie wraz z użytkowaniem rozwiązania; wiele firm nie oferuje darmowego wsparcia w trakcie korzystania z usługi, co generuje dodatkowe koszty w przypadku problemów czy awarii. Warto więc zwrócić uwagę, jak podchodzi do tej kwestii dostawca systemu. Podobnie wygląda to z wdrożeniem. Nie zawsze jest ono darmowe, a w związku z wagą tego procesu, nie można go przyspieszać. Dlatego korzystny jest wybór takiego producenta oprogramowania, który oferuje darmowe wdrożenie w różnych formach (online oraz osobiście), a także bezpłatne wsparcie przez cały okres użytkowania.
Wybór funkcjonalności i licencja
Koszt systemu informatycznego jest zróżnicowany, a zależy w głównej mierze od zakresu funkcjonalności. Najtańsze będą zatem rozwiązania CRM, posiadające podstawowe funkcje, takie jak prowadzenie bazy klientów i kalendarza. Bardziej rozbudowane opcje, zawierające np. możliwość fakturowania oraz prowadzenia magazynu, w czym przypominają już systemy ERP, będą rozwiązaniami droższymi. Wpływ na ostateczną cenę ma także licencja oprogramowania. Systemy instalowane na własnym serwerze, działające offline, są zwykle droższe od tych, które użytkujemy online, na licencji SaaS. W ostatnich latach panuje trend wyboru tej drugiej opcji, która opłacana abonamentowo jest rozwiązaniem tańszym i bardziej mobilnym.
Personalizacja rozwiązania
Kolejną zmienną wpływającą na cenę jest także wprowadzenie dodatkowej funkcjonalności, która ma na celu większe dopasowanie rozwiązania do firmy. Poszczególni producenci wyceniają to w różny sposób, bazując zwykle na stopniu skomplikowania i czasie poświęconym na stworzenie indywidualnego modułu. Innym rozwiązaniem jest wybór systemu dedykowanego, który w 100% odpowiada potrzebom konkretnej firmy. Takie systemy są jednak droższe, a ich wprowadzenie zajmuje więcej czasu w związku z ich komplementarnością.
Przykładowy koszt wdrożenia
Oszacowanie kosztu wdrożenia dokonamy na przykładzie systemu CRM Kamflex. Jest to rozwiązanie do zarządzania relacjami z klientami, w którym możemy:
-Prowadzić bazę klientów i kalendarz.
-Generować leady sprzedażowe, procesy i etapy.
-Fakturować online.
-Zarządzać magazynem.
-Generować dokumenty.
Tym samym system ten zawiera opcje oferowane przez tradycyjne rozwiązania CRM z pewnymi funkcjonalnościami ERP. Działając online na licencji SaaS nie wymaga infrastruktury serwerowej po stronie klienta oraz umożliwia pełną mobilność. Zespół Kamflex zapewnia darmowe konsultacje w celu wyboru odpowiedniej opcji usługi, a także bezpłatne wsparcie przez cały okres użytkowania. Wdrożenie odbywa się bez dodatkowych opłat online oraz za pomocą szkoleń osobistych. Usługa występuje w czterech pakietach: Mini, Standard, Premium oraz Deluxe. Zakładając, że wdrażamy w swojej firmie drugi z nich, dla trzech użytkowników, na okres 24 miesięcy, to koszt związany z wyborem systemu, wdrożeniem oraz zapewnieniem pełnego wsparcia to 89 zł miesięcznie. Dodanie jednej, indywidualnej funkcjonalności jest darmowe. Gotowy system CRM nie jest jednak rozwiązaniem dla każdego. Wychodząc naprzeciw indywidualnym potrzebom przedsiębiorców, tworzymy także systemy dedykowane, które w 100% odpowiadają indywidualnym potrzebom każdej firmy.
Koszt wdrożenia systemu informatycznego zależy od wielu czynników, m.in.:
-Sposobu dokonania analizy przedwdrożeniowej.
-Oferowanych przez dostawcę konsultacji.
-Liczby funkcjonalności.
-Typu licencji.
-Ceny wdrożenia.
-Dodatkowych funkcjonalności.
Wybierając rozwiązanie dla siebie warto zdecydować się na system, którego dostawca nie traktuje swoich klientów jedynie w kategorii szansy sprzedażowej, ale towarzyszy im w rozwijaniu swoich biznesów.
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o fakturowaniu w systemie Kamflex
Przeczytaj również
5 powodów, dlaczego warto aktualizować dane w CRM
Efektywne wykorzystanie czasu pracy