Zarządzanie firmą zakłada podejmowanie działań, które w zamierzeniu mają pozwolić na optymalne osiąganie celów wytyczonych przez jedną osobę, kadrę kierowniczą lub zespół osób. W zależności od obranego stylu zarządzania różne osoby w przedsiębiorstwie posiadają różny zakres odpowiedzialności, samodzielności i wpływu na decyzje. W wielu firmach to wciąż prezes lub menedżer wyznaczają zadania, które wykonać mają poszczególne osoby. Co jednak stałoby się gdyby wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, niezależnie od zajmowanej posady, sami wytyczali swoje cele, będące w zgodzie z misją organizacji, a kadra kierownicza poprzez dialog komunikowała podejmowane działania oraz doradzała pracownikom w kwestiach ich działań oraz ścieżki dalszego rozwoju? To właśnie zarządzanie przez cele.
Dwie formy i dwa typy celów
Koncepcja ta występuje w dwóch formach: podstawowej oraz rozszerzonej. Pierwsza z nich zakłada, że kadra kierownicza ustala cele dla siebie oraz swoich podwładnych. Opiera się na założeniu, że to kierownicy poszczególnych części organizacji lepiej znają ich specyfikę oraz zespół pracowników, a tym samym mogą skuteczniej wytyczyć plan działania. Wersja rozszerzona zakłada, że każdy pracownik sam wyznacza swoje cele oraz sposób ich zrealizowania, a oceniany jest wyłącznie na podstawie efektów swojej pracy. Model ten zapewnia pełną współpracę wszystkich pracowników firmy w dążeniu do obranych celów osobistych oraz celu organizacji. Określone cele indywidualne nie mogą kolidować z celami innych osób oraz organizacji jako całości.
Relacja pracownik-pracodawca
Zarządzanie przez cele zakłada zatem współuczestnictwo wszystkich pracowników w procesie decyzyjnym, co nie jest możliwe bez obdarzenia ich zaufaniem oraz wiarą w ich samodzielność. Nie da się więc wprowadzić tego typu zarządzania tylko w części organizacji albo tylko wśród wyższej kadry kierowniczej. Aby skutecznie zarządzać firmą wedle tej idei konieczna jest dobra komunikacja w przedsiębiorstwie oraz sprzężenie zwrotne na linii pracodawca-pracownik. Model ten zakłada bowiem nie tylko powierzenie pracownikowi kontroli nad własnymi działaniami, ale także systematyczną ocenę jego działań oraz ich efektów. Ocena ta nie opiera się jednak tylko na określeniu słabych punktów, ale także tego, co zrobione zostało dobrze oraz co może zostać ulepszone. Ale to nie wszystko. Każdy pracownik otrzymuje także informację o tym, w jakim kierunku powinien się rozwijać, jakie są jego mocne i słabe strony, jak radzi sobie w określonych sytuacjach, itp. System ten zakłada zatem rozwój firmy poprzez rozwój osobisty i ich wzajemne napędzanie się.
Cykl zarządzania przez cele
Czas od wyznaczenia celu do oceny pracowników nazywamy cyklem zarządzania przez cele. W zależności od wielkości organizacji trwa on od kilku miesięcy do jednego roku. Etap wyznaczania celu wiąże się z jego motywacyjnym charakterem dla pracownika. Poczucie, że sam kształtuje oraz dąży do obranego celu daje poczucie satysfakcji i sprawstwa. Pozwala także na rozwój własnej ambicji poprzez możliwość obrania trudniejszej ścieżki oraz otrzymywanie sprawnego sprzężenia zwrotnego ze strony zarządzających. W trakcie realizowania założeń kluczowe jest monitorowanie działań pracowników. Podczas całościowej oceny, mającej bardziej formalny charakter, pracownik otrzymuje komplet informacji dotyczących analizy swoich działań i osiągniętego celu. Model ten zakłada, że ocenie podlegają wyniki, a nie postawa czy zachowanie pracownika. Tylko w ten sposób wprowadzić można skuteczną korektę działań, co prowadzi do rozpoczęcia kolejnego cyklu. Rezultat pozwala także na bardziej realistyczną ocenę własnych możliwości, czy to poprzez obranie bardziej ambitnych celów, czy zmniejszenie oczekiwań.
Cechy modelu zarządzania przez cele
Występowanie konkretnych cech pozwala na scharakteryzowanie zarządzania przez cele. Należą do nich m.in.:
-
Konkretność celu i sposobu jego osiągnięcia.
-
Mierzalność stopnia osiągnięcia założeń.
-
Wykonalność celu i jego ważność.
-
Możliwość poddania analizie poszczególnych etapów prowadzących do osiągnięcia celu.
Model ten zakłada również zaangażowanie pracowników, którzy będą chcieli planować swoje działania przy jednoczesnej chęci dzielenia się informacjami o działaniu przedsiębiorstwa przez kadrę kierowniczą. Jeśli po stronie pracowników leży wykazanie się motywacją i zapałem, to po stronie zarządczej znajduje się otwartość oraz chęć dialogu.
Analiza i ocena działań pracownika
Dokonanie analizy działań pracownika odbywa się zwykle poprzez rozmowę i ankietę. Znacznym ułatwieniem w tym zakresie jest jednak system CRM zawierający wszystkie kluczowe informacje o działaniach pracownika. Dzięki łatwemu dostępowi do danych o etapie wykonania prac przez poszczególnych pracowników wraz z ilością leadów sprzedażowych, wystawionych faktur, czy spotkań z klientami, kierownictwo z łatwością zweryfikuje skuteczność dążenia do celu. Możliwość poglądowej oceny sytuacji w systemie pozwoli na sformułowanie precyzyjnej informacji zwrotnej, na podstawie której pracownik będzie w stanie skorygować nieefektywne działania. Standaryzowanie optymalnych działań także zostanie ułatwione; w systemie do zarządzania relacjami z klientami Kamflex za pomocą procesów i etapów możliwe jest zapisanie wszystkich skutecznych praktyk.
Potencjalne zagrożenia i zalety rozwiązania
Każde nowe rozwiązanie wprowadzane w przedsiębiorstwie łączy się z zagrożeniami. Do kluczowych w tym aspekcie należą:
-
Nacisk na jednostkowe osiągnięcia, a nie współpracę.
-
Ustalanie zbyt wysokich lub zbyt niskich standardów.
-
Pozorność wprowadzenia rozwiązania.
-
Zły sposób wprowadzenia nowego stylu zarządzania.
-
Niejasne cele i niesprecyzowany sposób ich osiągania.
Zalety wiążące się z zarządzaniem przez cele znacznie przewyższają jednak potencjalne zagrożenia. Dobrze wprowadzony i skutecznie kultywowany model pozwoli na zwiększenie efektywności firmy. Podniesiona zostanie motywacja pracowników, którzy będą mieli poczucie wpływu na kondycję przedsiębiorstwa. Dzięki współpracy oraz skutecznej komunikacji ubogacona zostanie kultura organizacji. Kadra zarządcza poprzez jasne komunikaty wpłynie pozytywnie na efektywność pracowników, którzy cały czas będą mogli się doskonalić. Kolejne cele będą realizowane coraz sprawniej dzięki możliwość zastosowania skutecznych praktyk, które zapisane w systemie CRM, będą zawsze dostępne, czy to jako rozwiązanie danej kwestii problemowej, czy inspiracja do wypracowania nowej metody działania. Zarządzanie przez cele wraz z systemem CRM, to początek nowego etapu w historii każdego przedsiębiorstwa.
Maria Pruszyńska
Czekamy na Ciebie na czacie!
Dowiedz się więcej o procesach w systemie Kamflex
Jak stworzyć nowy proces?
Przeczytaj również
Komunikacja wewnętrzna w firmie
Korzyści z wdrożenia CRM
Dlaczego klienci odchodzą?
Koszt wdrożenia systemu informatycznego